ドキュメントやマニュアルを作成する理由

このページは、作業手順の資料 (ドキュメント、マニュアル) を作成する理由を考えるためのページです。

目次

注意

• このページを作ったひとが現在進行形で考えていることのため随時内容が変わることがあります。

指示者側の視点

作業説明する時間を短くできる (使い回しもできる)

• 資料を作っておけば、作業者に「この資料を見てもらって、わからないところを聞いてください」と伝える程度で済む
• 作業者が何人もいる場合や、定期的に新規人員が入ってくるような作業の場合に資料が使い回せる

作業者に何度も説明しなくても済む

• 理解力が低い人員がいる場合に何度も同じような質問をされて口頭で説明するような必要が少なくなる

勝手な作業をする人に対する制限になる

• 禁止事項や制限事項などのガイドラインも含めてルール化することができていれば、勝手に作業されたときに注意がしやすい
  (ルール化とルールの周知が足りていないと注意しても「ルールで決まっていないのになぜ注意されないといけないのか」などの反論がされやすくなる)

備忘になる

• 自分が長期間その作業 (実務) から離れていて数年後などに再度作業を行うことになった場合、手順を忘れていても資料を見て思い出せる

作業者側の視点

作業の仕方がわからなくなったときに見返すことができる

• 指示側に聞かなくても1人で進められる可能性が上がる

チーム (会社) としての視点

属人化を防ぐことができる

• その仕事を知っている人員がいなくなり仕事が回らなくなるリスクを回避できる
  (例えばその仕事をしている人員が1人だけで、その1人が欠勤・休職・退職などをしたようなケース)

人員に仕事の説明責任を果たさせることができる

• 実務人員から役職付きの人員などに手順資料を提示することで仕事の説明ができる
  • 役職付きの人員は普段細かい実務が見えないことが多いので「何をやっているか、しっかり仕事しているかわからない」という不安を抱えているケースがよくある。手順資料を踏まえた説明によって安心させることができる
• 手順資料によって手順の言語化や図式化 (業務フロー図など) がされ、仕事をどのように実施しているかが可視化されるので、それをもとに検証や改善点などの議論ができる

人員の文章コミュニケーション能力 (資料での伝える力) を育てることができる

• 手順資料を作るには図、表、スクリーンショットなどを適切に使用していく必要があるため、社内資料の作成が経験になり、その経験が社外資料 (提案資料など) にも活かせる